Bedienung

Nach der Anmeldung im Webinterface erscheint das in den Einstellungen ausgewählte Startmodul.
Per Default ist dies die LOGO Ansicht.

Das Hauptmenü besteht aus den Bereichen Ausgehende Mails, Spamfinder, MailDepot, MailSealer, Einstellungen und Abmelden.

Die vorhandenen Bereiche können durch Richtlinien im Admin Webinterface für alle oder bestimmte Benutzer entsprechend eingeschränkt werden.

Alle E-Mails, die von der REDDOXX Appliance aus versendet werden sollen, werden zunächst in die Warteschlange „Mail Ausgang“ gestellt.

Konnte die E-Mail jedoch aufgrund einer Störung beim Empfänger oder des Netzwerkes nicht sofort versendet werden, versucht die Appliance in regelmäßigen Abständen, die E-Mail erneut zu versenden.

Nach ca. 1,5 Stunden Verzögerung erhält der Absender eine erste Benachrichtigung, dass die E-Mail bisher noch nicht zugestellt werden konnte.
Die Spalte „Letztes Ergebnis“ gibt Auskunft über die Fehlerursache.

Eine dauerhaft unzustellbare E-Mail wird nach spätestens 5 Tagen (einstellbar im Admin Webinterface -> Konfiguration -> Email Transport -> SMTP Settings -> Client Einstellungen -> Max. Zustellungszeit) automatisch aus der Mail-Ausgangswarteschlange gelöscht.
Sie erhalten darüber eine Benachrichtigung.

  • Finde: Sie können im Mail-Ausgang nach Ihren E-Mails suchen und diese auch löschen.
    In der Listenansicht sehen Sie die ID, die Empfangszeit, den Absender, den Empfänger und die Größe, den Betreff, sowie das Ergebnis des letzten Sendeversuches.
    Auch das Sortieren über die Merkmale der E-Mails ist hier möglich. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift.

  • In: Schränken Sie die Suche ein, indem Sie entweder nach Absender oder nach Empfänger suchen.

  • Warteschlange: Zur Auswahl stehen SMTP und POP3.
    In der SMTP-Queue liegen alle E-Mails, die für den Versand per SMTP noch anstehen.
    In der POP3-Queue liegen die E-Mails, die bereits aus den Postfächern abgeholt und von der Box validiert wurden.
    Die E-Mails warten auf die nächste Abholung durch einen Email Client.

  • Suchen: Die Suchanfrage startet.

Die Anzeige im Spamfinder umfasst sowohl CISS als auch Spam Mails und kann entsprechend durch die Buttons Show Spam und Show CISS an- oder abgewählt werden.
E-Mails, die als Spam gelistet sind, wurden von der REDDOXX Appliance als Spam klassifiziert.
Sollten E-Mails irrtümlicherweise als Spam erkannt worden sein (sogenannte „False Positives“), so können diese dennoch nachträglich zugestellt werden.

  • Finde: Sie können in der „Spam-Mails-Warteschlange nach E-Mails suchen und diese auch löschen.
    In der Listenansicht sehen Sie die ID, die Empfangszeit, den Absender, den Empfänger und die Größe.
    Auch das Sortieren über die Merkmale der E-Mails ist hier möglich.
    Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift.

  • In: Schränken Sie die Suche ein, indem Sie entweder nach Absender oder nach Empfänger suchen.

  • Suchen: Die Suchanfrage startet.

Verschiedene manuelle Optionen stehen bei der individuellen Verarbeitung dieser Mails zur Verfügung.
Mit einem Klick auf die rechte Maustaste auf eine Mail können Sie diese anzeigen, zustellen, auf eine whitelist hinzufügen (Benutzerbasierte Adress- oder Domain Whitelist) oder löschen.
E-Mails in der Spam Quarantäne werden überdies nach einem vorher definierten Zeitraum automatisch gelöscht.
Dieser kann im Admin Webinterface -> Spamfinder -> Settings angepasst werden.

Über den Button "Stellvertreter wählen" kann die Spam Quarantäne eines anderen Benutzers oder z.b. öffentlichen Ordners eingesehen werden.

Die CISS gefiltertern Mails zeigen Mails, die noch nicht vom Absender bestätigt wurden.
Die Emails können manuell zugestellt werden, sofern gewünscht.
Dabei besteht die Möglichkeit den Absender dauerhaft freischalten.

Im Archiv werden alle E-Mails gespeichert, die durch die Appliance versendet oder empfangen wurden und mit dem vom Administrator festgelegten Archivierungs-Regelwerk (Policies) übereinstimmen.
Archivierte E-Mails können dabei angezeigt und z.B. erneut zugestellt werden.
Ebenfalls kann gezielt nach bestimmten Kriterien gesucht werden.
Für den angemeldeten User werden alle Emails angezeigt, für welche dieser entweder über seine eigenen E-Mailadressen, Stellvertreter Einstellungen, Kategorieberechtigungen oder aktivierte Audit Sitzungen zugriffsberechtigt ist.

Die Suche im Archiv basiert grundsätzlich auf einem Volltext-Index (dazu zählen alle text -basierenden Dokumente und Dateien).

Es können ein oder mehrere Teil-Suchbegriffe, die alle im gesuchten Inhalt vorkommen müssen (Und-Verknüpfung), gesucht werden.
Die Standard Suche durchsucht dabei alle Inhalte einer Mail.
Für eine Oder-verknüpfte Suche oder eine direkte Suche z.b. nach einem bestimmten Betreff muss die erweiterte Suche benutzt werden.

Bei der Suche könne Platzhalter (Wildcards) mitten im Wort oder am Ende eines Wortes verwendet werden, zulässig sind dafür

* (Stern) Beliebig viele Zeichen (auch keines)
? (Fragezeichen) Genau ein beliebiges Zeichen

Durch Auswahl einer Kategorie in der angezeigten Archivkategorienstruktur wird die Suche auf diese Kategorie eingeschränkt (dies wird somit als Filter angewendet).
Ist keine Kategorie ausgewählt (Standard), wird im gesamten Archiv gesucht.

Die Suchparameter können über "Abfrage speichern" gespeichert werden, somit kann später über "Gespeicherte Abfragen" diese Suche erneut ausgeführt werden.
Gespeicherte Abfragen können über "Abfragen verwalten" in Ordnern gruppiert und gelöscht werden.

Über den Button "Stellvertreter wählen" wird bestimmt über welche E-Mail Adressen die Suche stattfindet.
So kann bei vorhandenen Stellvertreter Berechtigungen auch die Suche im Archiv eines Mitarbeiters, der sich z.b. im Urlaub befindet, durchgeführt werden.

Wenn eine E-Mail aus dem Archiv ausgewählt ist (per Klick), stehen zusätzliche Funktionen (per Rechtsklick oder über das Menü) zur Verfügung:

  • Anzeigen: Die E-Mail wird als Vorschau angezeigt, in dieser Ansicht können auch Anhänge geöffnet werden.
  • Speichern: Speichert die E-Mail im .eml Format.
  • MailSealer bearbeitete Mail speichern: Speichert die vom MailSealer verarbeitete Mail (Die Email wird dabei in ihrem verschlüsselten Zustand abgelegt).
  • Historie anzeigen: der E-Mail-Verlauf wird für die einzelnen Prozesse angezeigt.
    Hierbei kann durch das anklicken jedes einzelnen Prozesses der gespeicherte Inhalt ausgelesen werden.
  • Zustellen: die E-Mail wird an den Empfänger erneut gesendet.
  • E-Mail weiterleiten an: Die archivierte E-Mail kann an einen beliebigen Empfänger weiter geleitet werden.
  • Kategorie hinzufügen: Die E-Mail wird einer Kategorie hinzugefügt.
  • Für Kategorie vorschlagen: Die E-Mail wird für das hinzufügen zu einer Kategorie vorgeschlagen.
  • Von Kategorie entfernen: Die E-Mail wird aus der Kategorie entfernt (dies bezieht sich nur auf die Zuordnung zur Kategorie, die E-Mail ist danach weiterhin im Archiv zu finden).

In einer Audit Session können autorisierte Benutzer unter Zustimmung weiterer Personen (=Mehr-Augen-Prinzip) bestimmte E-Mails von ausgewählten Kategorien und Containern einsehen.
Der Prüfer kann damit über die Benutzeroberfläche die Überprüfung starten und Einsicht auf die bereitgestellten E-Mails erhalten.
Eine Überprüfung wird über die Historie vollständig aufgezeichnet, sodass genauestens nachvollzogen werden kann, wer – wann – welche E-Mail gelesen hat und wer dem zu Beginn der Überprüfung zugestimmt hat.
Die Suchoptionen eines Audits unterscheiden sich nicht zur Suche eines Benutzers. Einzig die Option "Einschließlich gelöschter Emails" wird bei einem Audit zusätzlich verfügbar.
Beendet wird die Audit Sitzung über "Audit beenden".

Beim Kategorie Voting hat der Benutzer die Möglichkeit, soweit er als Controller für die Kategorie bestimmt wurde, einem Vorschlag eines Benutzers zuzustimmen o. diesen abzulehnen.
Ebenfalls kann sich der Benutzer die Nachricht auch als Vorschau, sowie die bereits vergeben Stimmen anzeigen lassen.

Mit dem MailSealer Light können Sie schnell und auf einfache Weise Ihre E-Mails sicher verschlüsseln.
Es wird dabei die Verschlüsselungsstärke von 256 Bit nach AES verwendet.

Sie können über die Buttons "Verschlüsselungssatz hinzufügen" und "Verschlüsselungssatz bearbeiten", für definierte Empfänger Adressen ein Kennwort festlegen, mit welchem die entsprechenden Mails automatisch verschlüsselt werden sollen.
Somit ist es für diese als "Aktiv" gesetzten Verschlüsselungssätze nicht mehr notwendig, die Passphrase in den Betreff zu schreiben.

Via "Verschlüsselungssatz löschen" können vorher angelegte Verschlüsselungssätze entfernt werden.

In den Einstellungen können Sie Ihr Benutzerprofil, Ihre E-Mail-Aliase, die Einstellungen für den täglichen Warteschlangenbericht, sowie das Erscheinungsbild der REDDOXX Software und Ihr Kennwort anpassen.
Ebenfalls können die Black- und Whitelisten, soweit administrativ gestattet, gepflegt werden.

  • Benutzerprofil: Wählen Sie, ob Sie einen Warteschlangen Bericht über Quarantäne Mails wünschen, sowie die Formatierung (HTML) und die Sprache des Quarantäne Reports.
    Ebenfalls können Sie das gewünschte Startmodul, welches nach der Anmeldung im Interface geöffnet werden soll, auswählen und den Anzeige Zeitraum sowie die Listenelemente im Archiv definieren. Der Anzeige Zeitraum bezieht sich dabei auf eine ungefilterte Ansicht, sobald eine Suche verwendet wird, läuft diese grundsätzlich gegen das gesamte Archiv.

  • Kennwort Ändern: Hier kann das Kennwort geändert werden, dabei muss aus Sicherheitsgründen das alte ebenfalls angegeben werden.

  • E-Mail Adresseinstellungen: In der Verwaltung können Sie die verwendeten Filterprofile je E-Mail-Adresse wählen (aus der Liste der für User verfügbaren Filterprofile), sowie einen Stellvertreter für eine E-Mail-Adresse bestimmen.
    Stellvertreter sind dann berechtigt, auf Ihr Email Archiv und Quarantäne Warteschlangen zuzugreifen.
    Ebenfalls können neue Email Adressen über "Email Adresse hinzufügen" hinzugefügt werden, dabei wird an die neu eingetragene Email Adresse eine Validierungs ID geschickt, welche zur Bestätigung während dem hinzufügen eingetragen werden muss.

  • Filterlisten (Sperrlisten und Whitelisten für Adressen, Domains und Betreff):
    Es gibt die Möglichkeiten Whitelist- und Blacklisteinträge hinzuzufügen, zu bearbeiten, sowie zu löschen.
    Ebenfalls kann nach Einträgen gesucht werden.
    Für Sperrlisten muss zusätzlich eine Aktion ausgewählt werden, dabei stehen Markieren, Quarantäne oder Ablehnen (nicht empfohlen) zur Verfügung.

Mit einem Klick auf „Abmelden“ wird die Verbindung zur REDDOXX Appliance getrennt.
Man gelangt zurück zum Anmeldefenster und kann sich, auch unter einem anderen Benutzernamen, wieder anmelden.